Search
Close this search box.

Kundcase

Samhall

En flytt till molnet som skapar mervärde.

Dela nu

Bransch

Levererad lösning

För att Samhall skulle kunna ta steget från egna mailservrar till Office 365 krävdes grundliga förberedelser. De 3000 användarna och trafiken med 60 000 meddelanden per dygn fick inte påverkas. Övergången blev lyckad och i nästa fas siktar Samhall på att skapa mer nytta med stöd av den nya plattformen i molnet.

Utmaning

Samhall är Sveriges största statsägda företag, med verksamhet på 600 platser över hela landet. Organisationens huvuduppgift är att skapa utvecklande jobb åt personer med funktionsnedsättning.

Flera faktorer fanns bakom Samhalls beslut att byta till Office 365. Till att börja med låg det rätt i linje med företagets molnstrategi.

– Det är viktigt att hänga med i den tekniska utvecklingen för att få del av fördelarna som den ger. Vi ser att utvecklingen av ny funktionalitet i Office sker främst i molnet, med nya smarta verktyg och tjänster, säger Odd Ingvarsson, chef för IT-infrastruktur på Samhall.

Projektet för att införa Office 365 har tagit omkring ett halvt år för Samhall. Installationen gjordes till att börja med i mindre steg, med tester och pilotprojekt för olika grupper av användare. Testerna har varit viktiga för att justera och få till rätt inställningar i Office 365-tjänsterna.

För en stor organisation som Samhall handlar övergången till Office 365 om mer än att flytta användarnas konton och brevlådor från de fyra befintliga Exchangeservrarna. Till exempel finns applikationer som skickar mail. Företaget anlitar också externa företag som behöver kommunicera med Samhall som avsändare, exempelvis för enkäter. Därför behövdes en hel del anpassningar och arbete med integrationer.

Samhall använder också andra tjänster som allt oftare byggs för att fungera tillsammans med Office 365. Ett exempel på hur blir det enklare att ansluta till och integrera med andra system är Telia Touchpoint, företagets molnbaserade växeltjänst. Arbetet med anpassningarna har drivits genom olika workshops där många frågor har tagits upp och diskuterats gemensamt. Den stora delen av överflyttningen genomfördes under sommarmånaderna. Målet var att flytta miljön på ett transparent sätt, utan att användarna eller de 60 000 meddelanden som skickas dagligen påverkades. – Det har gått väldigt bra över lag. Jag tror att vi bara har haft ett ärende där det behövts stöd från Microsoft, säger Odd Ingvarsson.

Den kanske tyngsta uppgiften i samband med migreringen handlade om en för användarna ganska osynlig men ändå central komponent som hör till Office-miljön, katalogtjänsten Active Directory som rymmer information om användarkonton samt hanterar behörigheter och inloggning. Övergången till Office 365 innebär att denna flyttas till motsvarande molntjänst, Azure AD. I det arbetet har Samhall fått hjälp från Proact och resultatet är en förbättrad lösning, bland annat med ”single sign-on”, enhetlig inloggning för både molnbaserade tjänster och de system som driftas internt.

–Vi bad Proact ta fram den bästa lösningen för oss – det är väldigt många inställningar som behöver göras, säger Odd Ingvarsson. Proact har tidigare under flera år ansvarat för driften av Samhalls mailservrar (Exchange) och har medverkat i arbetet med den nya IT-miljön.– De har varit goda rådgivare och har hjälpt oss bygga en standardiserad miljö, där vi nu lägger så mycket som möjligt i molnet, säger Odd Ingvarsson.

Det är viktigt att hänga med i den tekniska utvecklingen och förstå vilka fördelar det innebär och hur man kan nyttja dessa. Vi har observerat att den nya Office 365-plattformen främst levereras av molnet genom smarta verktyg och tjänster
Odd Ingvarsson, chef för IT-infrastruktur på Samhall

Bättre säkerhet direkt

I första fasen med Office 365 har fokus legat på att flytta mailtjänsten med oförändrad funktionalitet, snarare än på förbättringar. Några skillnader blev ändå tydliga direkt.– En fördel som vi direkt märkt av är bättre säkerhet för både in- och utgående mail. Office 365 har bättre hantering av spam och skadlig kod som ”ransomware”, menar Odd Ingvarsson.

De utökade säkerhetsfunktionerna innebär att bifogade filer skannas för skadlig kod och att länkar i meddelanden kontrolleras.

Samhall går nu vidare med att bredda sin användning av Office 365, dels med konkreta åtgärder och mål, som att använda Skype för företag. Vidare drivs arbetet med en öppen attityd för att utforska möjligheterna och helt enkelt få mer för pengarna. Som Office 365-kund med den högsta licensnivån (E5) har Samhall tillgång till alla tjänster och appar som hör till plattformen. Den har i dag vuxit till att bli mycket mer än det traditionella Officepaketet med Word, Excel, Powerpoint, etc.

– Vi tänker prova oss fram och testa alla appar för att se vilka vi kan ha användning av, säger Odd Ingvarsson

IT för alla medarbetare

Drivkrafterna för att välja Office 365 handlar både om ekonomi och funktionalitet. Ett motiv är att både mail och andra IT-tjänster blir mer lättåtkomliga i molnet. Samhall överväger att även flytta sin fillagring till OneDrive, som hör till Office 365. Det kan ge direkta besparingar i form av färre interna filservrar och förenklade backuprutiner, samtidigt som informationen går att nå direkt från alla slags enheter och oavsett var användaren befinner sig.

Av Samhalls totalt 24 000 anställda är omkring 3 000 aktiva IT-användare. Tanken är nu att ge alla medarbetare tillgång till Samhall.se med egna användarkonton. Ett pilotprojekt har startats för att förbereda genomförandet – mål och syften ska anges och många frågor behöver besvaras. Vilka tjänster och appar ska medarbetarna erbjudas och hur ska de få tillgång till dessa? Att vägen dit går via mobila enheter är det knappast någon tvekan om, eftersom flertalet inte är datoranvändare. Klart är åtminstone att Samhall ser det som självklart att ha en digital kommunikationskanal för att nå ut till alla medarbetare.

Videomöten med Skype

Samhall är sedan länge flitiga användare av video för internmöten. Företaget finns på hundratals platser runt om i landet och möjligheten att mötas utan att behöva resa är mycket uppskattad. 80 mötesrum har försetts med fast installerad videokonferensutrustning.

Med Office 365 kommer även Skype för företag (tidigare kallat Lync) som Samhall kommer att införa brett inom företaget. De befintliga fasta systemen avvecklas och ersätts dels av Microsoft SkypeRoomSystem med stora skärmar i konferensrummen, dels med en typisk Skype-lösning där alla får möjlighet att köra videomöten från sin egen dator eller mobila enhet.

Samhall har också god nytta av Microsoft Teams, en annan Office 365-app som stödjer gruppkonversationer genom chatt, samtal och möten.

Utmaning att följa Office-utvecklingen

En viktig skillnad mellan att ha applikationer i molnet och att installera dem i sin egen IT-miljö är att man som kund har mindre kontroll. Leverantören håller i taktpinnen och det gäller att anpassa sig när förändringarna kommer, vilket de garanterat gör. Det betyder också att IT-administratören behöver jobba annorlunda för att hantera Office 365 i molnet jämfört med en traditionell installation av Microsoft Office. Förut har uppgraderingar genomförts sällan och i tydliga steg från en gammal version till en ny. Med Office 365 och tillhörande appar kommer istället nyheter och förändringar hela tiden i en jämn ström. Det blir mycket information att ta till sig för systemansvariga, såpass mycket att det är närmast hopplöst för en ensam administratör att ha full koll. Samtidigt krävs det ett aktivt arbete för att möta förändringarna.

Samhall har löst detta genom en tjänst från Proact, med det passande namnet Proactive 365. Proacts specialister sammanställer och presenterar nyheterna i tjänsten, genom löpande information och på möten som hålls månadsvis. Där går man även igenom hur Samhall utnyttjar Office 365.

– Det är en bekvämlighet som sparar mycket tid när vi slipper söka informationen själva, samtidigt som vi inte riskerar att missa någon viktig nyhet i tjänsten, säger Odd Ingvarsson.

 

Fördelar

  • Bästa prestanda
    Tillgång till hela potentialen hos Office 365 och Microsofts senaste
  • Smidig migrering
    Stegvis övergång med stöd av tester och pilotprojekt för att anpassa funktionerna
  • Förenklad drift
    Möjliggör ”single sign-on” som ger samtidig åtkomst till molnapplikationer
  • Integration
    Fler applikationer kommer att läggas till, bland annat videomöten genom Skype för företag
  • Säkerhet
    Molntjänsten kan upptäcka skräppost och skadlig kod i både in- och utgående mailtrafik
  • Molnet först
    Standardiserad miljö där applikationer alltid läggs i molnet där det är möjligt
  • Servicehantering
    Proact följer utvecklingen av Office 365 och bedömer behoven av åtgärder i flödet av uppdateringar från Microsoft
  • Mobilt
    Medarbetare kan nå sin epost och företagets intranät när som helst från mobila enheter

Key components

Migreringen gick väldigt smidigt. Vi hade bara ett ärende som krävde support från Microsoft innan vi var uppe på banan
Odd Ingvarsson, chef för IT-infrastruktur på Samhall

Om Samhall AB

Samhall är en av Sveriges största serviceleverantörer. Företaget har över 24 000 medarbetare med verksamhet på över 600 orter i hela landet och erbjuder tjänster inom allt från städ, tvätt och fastighetsskötsel till logistik, tillverkning och omsorg.

Samhall ägs av svenska staten och omsätter 7,5 miljarder kronor. Företagets kärnuppdrag är att skapa utvecklande arbeten åt personer med funktionsnedsättning genom att matcha rätt person till rätt arbete i konkurrensutsatta kunduppdrag.

Ta del av fler kundcase

#ThePowerOfData

En kraftfull lagringsplattform kombinerat med självservice hjälper databasadministratörer och systemutvecklare att jobba mer effektivt.
Från en månad till en timme
Modern infrastruktur gav effektivare ITdrift, bättre skydd mot cyberhot och goda möjligheter att växa.

Kom igång tillsammans med oss!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.

Kontakta oss

Att kontakta oss är enkelt, använd bara en av de tillgängliga metoderna nedan. Vi ser fram emot att höra ifrån dig!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.