Sök
Stäng denna sökruta.

Kundcase

Örebrokompaniet

Vältajmad modernisering av IT-stödet gav bästa förutsättningarna för eff ektivt distansarbete

Dela nu

Bransch

Levererad lösning

Örebrokompaniet behövde modernisera sitt IT-stöd och vände sig till Proact för att hitta en ny lösning. Förslaget innebar en övergång till en helt molnbaserad miljö och genomfördes i precis rätt tid. När kontoret tömdes i spåren av Coronapandemin hade företaget just kommit igång med verktygen som gör det möjligt att samarbeta effektivt på distans.

Utmaning

Örebrokompaniet är stadens eget marknadsbolag som arbetar för att få dit besökare, företag och evenemang. Bolaget verkar även som arrangör av evenemang och ansvarar för visningsverksamheten på Örebro slott. För Örebrokompaniet har det aldrig varit aktuellt att ha anställda IT-specialister. Istället har Proact anlitats för stöd till användarna och har tagit hand om servar och nätverk, ett långvarigt åtagande där Proact även fungerar som rådgivare.

Örebrokompaniet hade en åldrande serverpark som inom kort skulle behöva bytas ut. Vid samma tid började bolaget också planera för att byta lokaler. – Vi har haft en dialog med Proact under fl era år om att övergå till att jobba molnbaserat. Det var ändå inte brådskande eftersom det inte fanns något som inte fungerade, säger Björn Fransson, destinationsutvecklingschef på Örebrokompaniet.

En brist hos den befi ntliga miljön var att möjligheterna till distansarbete var minst sagt begränsade. I praktiken saknades möjlighet att koppla upp sig mot kontoret och till exempel bokföring var tvunget att skötas på plats.

Utan de möjligheter vi nu har för att samarbeta på distans hade vi hamnat i en oerhört komplicerad situation. Det hade inte fungerat över en längre tid
Björn Fransson, Destinationsutvecklingschef, Örebrokompaniet

Lösning

Istället för att investera i ny hårdvara och fortsätta med intern serverdrift valde Örebrokompaniet att helt kliva över till molnet. Flera nödvändiga komponenter fanns redan på plats. Till exempel använde företaget redan Office 365 för e-post.

Med den nya lösningen utnyttjar Örebrokompaniet många fl er funktioner i Microsoft Offi ce 365: Hemmakatalogerna finns nu i OneDrive, där varje användare har 1 TB egen lagringsyta. Gemensamma fi ler hanteras genom Teams och Sharepoint. Teams används också för interna och externa möten. Vid sidan av kalenderfunktionen har även planeringsapplikationen Planner kommit till användning. Alla dessa verktyg ingår i Office 365 och fi nns även tillgängliga via mobilappar.

Även utskriftshanteringen sker nu genom ett molnbaserat verktyg, Printix. Det är integrerat med Microsofts plattform och gör det bland annat möjligt att nå kontorets skrivare oavsett var användaren fi nns. Ekonomisystemet som tidigare låg på en lokal server har ersatts av Fortnox molntjänst.

Flera nya säkerhetsfunktioner har också tillkommit: Defender för Offi ce 365 som skyddar mot en rad olika cyberhot och Windows Hello som ger säker identifiering – lösenorden har gjort sitt och istället används biometrisk inloggning i form av fingeravtryck eller kamera vid inloggning. Ingen kan komma åt miljön utan att använda flerfaktorsäkerhet.

Det sista avgörande klivet till den nya molnbaserade miljön var att flytta användarkonton och andra identiteter till Azure AD (Active Directory). Övergången genomfördes stegvis under några månader och till sist kunde den lokala servermiljön stängas av.

Proact har byggt och anpassat lösningen och hållit i användarutbildning som förberedelse för starten i den nya miljön.

– Vi har haft en väldig nytta av kompetensen hos Proact. Med våra förutsättningar hade vi aldrig klarat övergången på egen hand. Vi har också en kontaktperson som känner vår verksamhet och därför kan föreslå de lösningar som passar oss bäst, säger Björn Fransson.

Pandemins påverkan

Örebrokompaniets nya kontor är aktivitetsbaserat, vilket bland annat innebär att medarbetarna inte har fasta arbetsplatser. Därför krävde fl ytten en del ny utrustning – det blev självklart med bärbara datorer och för att alla skulle kunna arbeta trådlöst krävdes ett lokalt nätverk med bättre prestanda. I den nya lösningen ingår nätverksutrustning från Cisco som hanteras via en molntjänst.

När Coronapandemin slog till blev det dock nästan tomt i lokalerna. Liksom hos de fl esta andra kontorsarbetsplatser har distansarbete blivit regel för Örebrokompaniet. Något som varit omöjligt med företagets gamla IT-miljö. Övergången till molnet kunde knappast ha gjorts vid en lämpligare tidpunkt.

– Utan de möjligheter vi nu har för att samarbeta på distans hade vi hamnat i en oerhört komplicerad situation. Det hade inte fungerat över en längre tid, menar Björn Fransson. Med de nya verktygen kan verksamheten fortsätta så normalt som det är möjligt under de ovana omständigheter som pandemin skapat. Det innebär många dagliga möten och kontakter på digital väg, och erfarenheterna är positiva.

– Att jobba i Teams har inte bara underlättat det vardagliga arbetet utan också stärkt samarbetet inom arbetsgruppen. Att chattfunktionen har tillfört så mycket var lite oväntat. Nu är det lättare att hålla kontakten utan att behöva ringa eller skicka mail, säger Björn Fransson.

Med Björns beskrivning har Örebrokompaniet gått från en ”medelmåttig” organisation sett till IT-mognad och digitalt verksamhetsstöd till att vara tidigt ute med de modernaste verktygen.

– Allt fungerade redan från början och vi är väldigt nöjda med resultatet. Jag har svårt att se vad vi mer skulle kunna önska oss i fråga om teknik, säger Björn Fransson.

Fördelar

  • Säkerhet
    Säkerheten har förbättrats, med de senaste säkerhetsfunktionerna i Windows 10, samt införande av bland annat multifaktorsäkerhet.
  • Flexibel arbetsmiljö
    Fysisk plats spelar inte längre någon roll. Alla kan arbeta hemma eller på resande fot utan problem. Under Coronapandemin är dessa möjligheter helt avgörande för verksamheten.
  • Samarbete
    Via Teams kommer alla användare åt samma information. Det är lätt att samverka i dokument och att chatta, samtala och hålla videomöten digitalt.
  • Enklare underhåll
    Eftersom ingen lokal infrastruktur fi nns kvar så blir underhållet enklare och billigare.

Komponenter

  • Molnbaserad miljö baserad på Windows 10, Microsofts Offi ce 365 och Azure AD.
  • Säker inloggning utan lösenord genom Hello for Business
  • OneDrive som lagringsplats för personliga fi ler
  • Teams och Sharepoint för lagring av gemensamma dokument och fi ler
  • Teams för chatt, möten och dokumenthantering
  • Fortnox för ekonomiadministration
  • Utskriftshantering genom Printix
  • Cisco Meraki trådlöst lokalt nätverk med molnbaserad hantering
Vi har haft en väldig nytta av kompetensen hos Proact. Med våra förutsättningar hade vi aldrig klarat övergången på egen hand.
Björn Fransson, Destinationsutvecklingschef, Örebrokompaniet

Om Örebrokompaniet

Örebrokompaniet är stadens marknadsbolag och har uppdraget att marknadsföra platsen Örebro. Örebrokompaniet arbetar strategiskt och långsiktigt genom kommunikation, information och destinationsutveckling i syfte att locka nationella och internationella besökare. Ägare och uppdragsgivare är Örebro kommun.

www.orebrokompaniet.se

Ta del av fler kundcase

#ThePowerOfData

En flytt till molnet som skapar mervärde.
IT som tjänst hjälper inredningsföretaget frigöra resurser och bygga en mer flexibel miljö
Proact tar fram framtidssäker plattform för lagring och backup

Kom igång tillsammans med oss!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.

Kontakta oss

Att kontakta oss är enkelt, använd bara en av de tillgängliga metoderna nedan. Vi ser fram emot att höra ifrån dig!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.