Förstärkt molnbackup ger trygghet i O365

För Göteborgs universitet och många andra svenska lärosäten som haft liknande planer har det dock funnits hinder på vägen mot att använda molntjänster för några av deras viktigaste IT-funktioner. Frågan behandlades grundligt av jurister, men under 2021 kommer universitetet att rulla ut Office 365 till de cirka 6 500 anställda, dock med vissa begränsningar.

Vi tänker oftast på mail som ett sätt att kommunicera och inte en plats för att spara viktigt data. Erfarenheterna visar dock att det är vanligt att användare har inkorgen som lagringsplats även för arbetsdokument. På Göteborgs universitet finns gott om användare som har mycket stora inkorgar. Det är knappast en systemadministratörs dröm, utan snarare en följd av den akademiska friheten. Totalt omfattar maildatabasen 20-25 terabyte.

– I princip raderar vi inga mail, det är den verklighet vi har att förhålla oss till. Det blir väldigt stora volymer men vi har inga dagliga problem med att inkorgarna blir för stora. Men för riktigt stora filöverföringar rekommenderar vi andra verktyg, säger Magnus Norling, IT infrastrukturspecialist på Göteborgs universitet.

Göteborgs universitet hade planerat att stegvis flytta över medarbetarnas mail till molnet med början under första kvartalet 2020, men Coronapandemin försenade arbetet. Innan det hann starta i september, drabbades universitets mailservrar av ett större haveri som inledningsvis drabbade alla medarbetare. Felet orsakades av en sällsynt kombination av flera faktorer, bland annat ett mjukvarufel i styrningen av hårddiskar.

Mailincidenten satte också ljuset på backup, och inte minst behovet av en pålitlig och effektiv lösning som gör det möjligt att läsa tillbaka data och återskapa mailhistoriken. Det krävdes i många fall manuellt arbete med tidsödande handpåläggning för att återställa enskilda mailkonton. Magnus Norling och hans kollega Jani Gröndahl, som också arbetar med universitetets IT-infrastruktur, fick något att fundera på.

– Tidigare fanns det lite delade meningar om vi behövde ta egna backuper från Office 365, men erfarenheterna från incidenten blev avgörande för beslutet att skaffa en sådan lösning, berättar Jani Gröndahl.

För att få en separat backupfunktion till den nya mailtjänsten genomfördes en upphandling, med resultatet att en lösning från Proact valdes som komplement till Office 365. Den gör det möjligt att ta backup från Microsofts molntjänst till universitetets datacenter.