Sök
Stäng denna sökruta.

Kundcase

Göteborgs Universitet

Förstärkt molnbackup ger trygghet i O365

Dela nu

Bransch

Levererad lösning

Planerna på att flytta universitets mailservrar till Office 365 var redan klara. Då inträffade en incident som underströk vikten av en pålitlig backupfunktion. Den nya molnlösningen kompletterades därför med lokal mailbackup som förstärker dataskyddet. Göteborgs universitet har omkring 7000 aktiva användare bland sina medarbetare och totalt omkring 15 000 mailkonton. Universitets långsiktiga plan har varit att byta från mailservrar (Exchange) med intern drift till Microsofts molnbaserade mailtjänst. Detta i samband med en bredare övergång till den molnbaserade tjänsten för kontorsstöd, Office 365. Bytet sker för att få en modernare och driftsäkrare miljö, men också för att kunna dra nytta av nya appar som Teams och de säkerhetsfunktioner som hör till Office 365.

Utmaningen

För Göteborgs universitet och många andra svenska lärosäten som haft liknande planer har det dock funnits hinder på vägen mot att använda molntjänster för några av deras viktigaste IT-funktioner. Frågan behandlades grundligt av jurister, men under 2021 kommer universitetet att rulla ut Office 365 till de cirka 6 500 anställda, dock med vissa begränsningar.

Vi tänker oftast på mail som ett sätt att kommunicera och inte en plats för att spara viktigt data. Erfarenheterna visar dock att det är vanligt att användare har inkorgen som lagringsplats även för arbetsdokument. På Göteborgs universitet finns gott om användare som har mycket stora inkorgar. Det är knappast en systemadministratörs dröm, utan snarare en följd av den akademiska friheten. Totalt omfattar maildatabasen 20-25 terabyte.

– I princip raderar vi inga mail, det är den verklighet vi har att förhålla oss till. Det blir väldigt stora volymer men vi har inga dagliga problem med att inkorgarna blir för stora. Men för riktigt stora filöverföringar rekommenderar vi andra verktyg, säger Magnus Norling, IT infrastrukturspecialist på Göteborgs universitet.

Göteborgs universitet hade planerat att stegvis flytta över medarbetarnas mail till molnet med början under första kvartalet 2020, men Coronapandemin försenade arbetet. Innan det hann starta i september, drabbades universitets mailservrar av ett större haveri som inledningsvis drabbade alla medarbetare. Felet orsakades av en sällsynt kombination av flera faktorer, bland annat ett mjukvarufel i styrningen av hårddiskar.

Mailincidenten satte också ljuset på backup, och inte minst behovet av en pålitlig och effektiv lösning som gör det möjligt att läsa tillbaka data och återskapa mailhistoriken. Det krävdes i många fall manuellt arbete med tidsödande handpåläggning för att återställa enskilda mailkonton. Magnus Norling och hans kollega Jani Gröndahl, som också arbetar med universitetets IT-infrastruktur, fick något att fundera på.

– Tidigare fanns det lite delade meningar om vi behövde ta egna backuper från Office 365, men erfarenheterna från incidenten blev avgörande för beslutet att skaffa en sådan lösning, berättar Jani Gröndahl.

För att få en separat backupfunktion till den nya mailtjänsten genomfördes en upphandling, med resultatet att en lösning från Proact valdes som komplement till Office 365. Den gör det möjligt att ta backup från Microsofts molntjänst till universitetets datacenter.

Tidigare fanns det lite delade meningar om vi behövde ta egna backuper från Office 365, men erfarenheterna från incidenten blev avgörande för beslutet att skaffa en sådan lösning.
Jani Gröndahl, IT-infrastrukturspecialist, Göteborgs Universitet

Lösningen

Proacts förslag handlade främst om programvara, och rekommenderade Commvaults plattform för dataskydd och backup. Den uppfyller de funktionella kraven och har också fördelen att universitetet kan utnyttja sina befintliga system för objektlagring (NetApp StorageGrid) för att lagra backuper från Office 365. Universitetet har i över tio år använt olika NetApp-system (där Proact levererat utrustning och support) och dessa hade ingen del i de tidigare mailproblemen.

– Det har funkat bra. NetApp är inte billigast, men vi är väldigt nöjda med driftsäkerheten, säger Magnus Norling.

Den inbyggda backup som universitetet sedan tidigare använder för data som lagras i NetApp-systemen fungerar bra, men är begränsad till just dessa. Den nya lösningen tillför stöd för molntjänster– dels för att skydda data som ligger där, för att flytta data från molnet till den egna miljön (som i fallet med mail-backupen), eller i motsatt riktning. För administratören ser det i princip likadant ut oavsett var det data som ska hanteras råkar vara lagrat.

Den nya backupfunktionen för mail ställde mindre krav på ny hårdvara än två servrar (som på Commvault-språk kallas mediaagenter) som tar hand om det tunga arbetet med backupdata, bland annat deduplicering och komprimering.

Ett annat plus är att Commvault erbjuder bred funktionalitet för backup utöver mail, som var universitetets primära behov. Möjlighet finns att utöka användningen till andra system och applikationer, något som kan bli aktuellt, enligt Jani Gröndahl och Magnus Norling:

– Vi pratar om att även ta backup på Sharepoint genom Commvault. Vi ser också möjligheter att använda det för databaser där backup idag hanteras på annat sätt.

Fördelar

  • Skalbarhet
    Brett stöd för olika driftformer och applikationer betyder att backuplösningen enkelt kan utökas till fler användningsområden
  • Ekonomi
    Möjligt att utnyttja befintlig hårdvara för lagring
  • Säkerhet
    Starkare dataskydd och bättre kontroll för mail genom separat backupfunktion
  • Molnanpassad
    Möjlighet att ta lokal backup från Microsoft Office 365 och stöd flera andra molntjänster

Komponenter

  • Commvault Backup & Recovery for Mail and Cloud Applications
  • Commvault Complete Data Protection for Virtual Machines.
  • Två fysiska servrar (med redundans och lastbalansering) för mediaagenter
  • Lagring av backup internt genom NetApp StorageGrid
Vi pratar om att även ta backup på Sharepoint genom Commvault. Vi ser också möjligheter att använda det för databaser där backup idag hanteras på annat sätt.
Jani Gröndahl, IT-infrastrukturspecialist, Göteborgs Universitet

Om Göteborgs Universitet

Göteborgs universitet har åtta fakulteter, 49 000 studenter, varav drygt 27 000 helårsstudenter, och 6 400 anställda.

www.gu.se

Ta del av fler kundcase

#ThePowerOfData

Objektlagring ger plats för alla kundernas dokument i Fortnox växande molnplattform
Proact tar fram framtidssäker plattform för lagring och backup
Modern infrastruktur gav effektivare ITdrift, bättre skydd mot cyberhot och goda möjligheter att växa.

Kom igång tillsammans med oss!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.

Kontakta oss

Att kontakta oss är enkelt, använd bara en av de tillgängliga metoderna nedan. Vi ser fram emot att höra ifrån dig!

Genom att klicka på Skicka godkänner jag villkoren i Proact Privacy Policy.