Vältajmad modernisering av IT-stödet gav bästa förutsättningarna för effektivt distansarbete
Örebrokompaniet behövde modernisera sitt IT-stöd och vände sig till Proact för att hitta en ny lösning. Förslaget innebar en övergång till en helt molnbaserad miljö och genomfördes i precis rätt tid. När kontoret tömdes i spåren av Coronapandemin hade företaget just kommit igång med verktygen som gör det möjligt att samarbeta effektivt på distans. Örebrokompaniet är stadens eget marknadsbolag som arbetar för att få dit besökare, företag och evenemang. Bolaget verkar även som arrangör av evenemang och ansvarar för visningsverksamheten på Örebro slott. För Örebrokompaniet har det aldrig varit aktuellt att ha anställda IT-specialister. Istället har Proact anlitats för stöd till användarna och har tagit hand om servar och nätverk, ett långvarigt åtagande där Proact även fungerar som rådgivare.
Utmaning
Örebrokompaniet hade en åldrande serverpark som inom kort skulle behöva bytas ut. Vid samma tid började bolaget också planera för att byta lokaler. – Vi har haft en dialog med Proact under flera år om att övergå till att jobba molnbaserat. Det var ändå inte brådskande eftersom det inte fanns något som inte fungerade, säger Björn Fransson, på Örebrokompaniet. En brist hos den befintliga miljön var att möjligheterna till distansarbete var minst sagt begränsade. I praktiken saknades möjlighet att koppla upp sig mot kontoret och till exempel bokföring var tvunget att skötas på plats.
Lösning
Istället för att investera i ny hårdvara och fortsätta med intern serverdrift valde Örebrokompaniet att helt kliva över till molnet. Flera nödvändiga komponenter fanns redan på plats. Till exempel använde företaget redan Office 365 för e-post. Med den nya lösningen utnyttjar Örebrokompaniet många fler funktioner i Microsoft Office 365: Hemmakatalogerna finns nu i OneDrive, där varje användare har 1 TB egen lagringsyta. Gemensamma filer hanteras genom Teams och Sharepoint. Teams används också för interna och externa möten. Vid sidan av kalenderfunktionen har även planeringsapplikationen Planner kommit till användning. Alla dessa verktyg ingår i Office 365 och finns även tillgängliga via mobilappar.
“Utan de möjligheter vi nu har för att samarbeta på distans hade vi hamnat i en oerhört komplicerad situation. Det hade inte fungerat över en längre tid”
