e-postarkivering

Ett e-postarkiveringssystem definierar vilken e-post som ska arkiveras. Meddelandena arkiveras till det mest ekonomiska och effektiva lagringsmediet, samt raderar automatiskt meddelanden, i enlighet med fördefinierade regelverk.

Regerverket definieras i applikationen för e-postarkivering. Det möjliggör hantering av stora e-postarkiv. Vinsten med e-postarkivering är att lagringskapacitet på exempelvis produktionsservrar frigörs, vilket i sin tur ger enklare administration samt förbättrad prestanda för bland annat backup/recovery.

I en e-postapplikation ingår vanligen:

• indexering och sökfunktioner
• åtkomst till loggar för arkiverade och raderade e-postmeddelanden
• Regelverk för klassificering av e-postmeddelanden
  

Genom regelverk för klassificering av e-postmeddelanden klargörs det övergripande ägarskapet av informationen samt vad som måste långtidslagras, baserat på verksamhetskrav.

Varför e-postarkivering?

Analyser visar att 80 procent av den primära lagringen sällan utnyttjas.

Tidigare låg ansvaret på användarna att upprätthålla sina individuella e-postarkiv. Det var IT-avdelningens ansvar att säkerhetskopiera e-posten liksom all övrig data, men sökbarheten var inte tillfredsställande. Om ett specifikt meddelande behövde spåras, tog det ofta allt för lång tid att hitta. Med dagens lagkrav, har det blivit nödvändigt för många IT-avdelningar att hantera sin e-post på ett strukturerat sätt så att specifika meddelanden omedelbart kan återfinnas.

Vi ser flera skäl till att implementera ett e-postarkiv:

• Arkivera stora datavolymer som inte kräver regelbunden åtkomst
• Säkerställa att relevanta data bevaras för att uppfylla lagkrav och direktiv
• Arkivering sker på kostnadseffektivt lagringsmedia
• Möjlighet att använda teknik som baseras på Content Addressable Storage (CAS) vilket gör att informationen inte kan förvanskas

Detta är de vanligast förekommande funktionerna för e-postarkivering är:

• Mailbox-arkivering. Denna funktion används för att reducera e-postmängden. Detta hjälper till att reducera tider för backup/recovery.
• Journaling (Exchange). Denna funktion används för att möta interna krav, lagar och direktiv. All inkommande och utgående e-post kopieras till mailboxen för Journaling. Applikationen läser av mailboxen och lagrar e-post på angivet lagringsmedia utifrån regelverket. e-postmeddelandena kan också översättas till ren text, indexeras och därigenom göras spårbara i framtiden. 
• PST/NSF-migrering. Vid en migrering av PST/NSF-filer frigörs utrymmer i e-postservern. En annan fördel är att det leder till ökad kontroll av informationen, då filerna arkiveras i e-postservern. Så snart filerna är migrerade och indexerade blir de sökbara.

Proact

Arkivering är ett fokusområde för Proact och e-postrkivering är troligtvis det enklaste och mest kostnadseffektiva sättet att börja implementera ett arkiv.